회사용 Excel 데이터베이스를 만드는 방법(예시 포함) (2023)

고객 관리는 모든 회사에 필수적인 프로세스입니다. 특히 데이터를 보호하고 분석하는 회사가23배 더 효과적으로 고객을 확보하고 6배 더 효과적으로 고객을 유지할 수 있습니다.. 그렇지 않다면 어떻게 애프터 서비스를 제공할 것입니까? 제품 및 프로모션을 어떻게 보내시겠습니까? 어떻게 고객을 유지할 것인가?

분명히 모든 정보를 저장하는 것이 복잡할 정도로 많은 클라이언트가 있습니다. 수동 레지스트리를 유지하는 경우 일부 데이터를 찾는 데 너무 많은 시간이 소요되는 작업이 됩니다. 그러나 그것이 데이터베이스의 목적입니다. 정보를 저장하고 빠르게 참조할 수 있습니다.

회사를 위한 데이터베이스 생성의 중요성

데이터베이스가 없는 회사는 고객 정보를 처리하는 데 많은 어려움을 겪을 것입니다. 데이터베이스가 있는 경우 다음을 수행할 수 있습니다.

• 정보에 빠르게 액세스합니다.이렇게 하면 직원이 데이터를 입력하거나 고객을 찾는 데 소요되는 시간이 줄어들기 때문에 고객 서비스 영역의 생산성이 향상됩니다.
• 무제한의 정보를 입력하십시오.물리적 정보를 저장하는 것과 달리 데이터베이스(컴퓨터 프로그램)에는 추가 공간 없이 모든 정보를 저장할 수 있습니다.
• 여러 사용자가 동일한 정보에 액세스할 수 있습니다.정보를 클라우드에 저장하는 프로그램이 많아 어디서든 여러 사람이 동시에 정보를 검토할 수 있습니다. 이는 고객 서비스 영역에 직원이 두 명 이상일 때 매우 중요합니다.
• 유지 관리가 쉽습니다.데이터베이스 프로그램에는 데이터 정리, 데이터 추가 또는 중복 정보 제거를 위한 간편한 옵션이 있습니다.
• 정보가 구조화되어 있습니다.입력하는 모든 데이터는 동일한 구조를 가지므로 정보를 찾는 데 어려움이 없습니다.

본질적으로 데이터베이스는 원하는 모든 정보를 저장하고 동적으로 쉽게 사용할 수 있는 장소이기 때문에 회사에 중요합니다.

Excel에서 데이터베이스 생성의 장단점

많은 회사에서 Microsoft Excel을 데이터베이스 생성을 위한 대안 중 하나로 간주합니다. 그러나 얼마나 좋은 생각입니까?

Excel에서 데이터베이스의 장점

• 이미 Office 패키지가 설치되어 있는 경우 프로그램이 포함되어 있으므로 더 많은 비용을 지출할 필요가 없습니다.
• 엑셀은 기업에서 가장 많이 사용하는 프로그램 중 하나이기 때문에 엑셀의 기능과 명령어는 많은 사용자에게 알려져 있습니다.
• Excel 통합 문서를 OneDrive에 저장하면 여러 사람이 동시에 다른 컴퓨터에서 보고 편집할 수 있습니다.
• Excel에는 정보를 사전순, 숫자순 등으로 정렬할 수 있는 여러 도구가 있습니다. 이렇게 하면 필요한 데이터를 더 쉽게 찾을 수 있습니다.

Excel에서 데이터베이스의 단점

• Excel에서 데이터베이스를 만드는 것은 복잡할 수 있습니다. 프로그램에 대한 지식이 없으면 정보를 손상시켜 사용할 수 없게 만드는 오류가 있을 수도 있습니다.
• 정보를 처리하는 프로세스는 자동화되어 있지 않습니다. 즉, 모든 것을 수동으로 처리해야 합니다. 이렇게 하면 시간이 많이 걸리고 작업의 생산성이 떨어질 수 있습니다.
• 프로그램에 대한 깊은 지식이 있더라도 데이터를 캡처하거나 연결할 때 인적 오류는 항상 큰 요인입니다(하나하나 확인해야 함). 실제로 하와이 대학의 연구에 따르면스프레드시트의 88%에 오류가 있음.

그렇다면 Excel에서 기능 데이터베이스를 만드는 방법은 무엇입니까? 여기에서 방법을 배우고 계속 읽으십시오.

Excel에서 데이터베이스를 만들어야 하는 경우 단계별 지침을 공유합니다.

이것은 단지 Excel 데이터베이스의 예일 뿐이며 여기에 표시된 내용이 아니라 필요한 정보를 사용하여 직접 만들 수 있습니다.

다음 단계를 따르기만 하면 고객을 관리할 수 있는 데이터베이스를 신속하게 확보할 수 있습니다.

1. 문서 만들기

Excel 파일을 생성하고 "매크로 사용 Excel 통합 문서"로 저장합니다.

통합 문서에 두 개의 시트가 있는지 확인하십시오. 하나는 "LOG"이고 다른 하나는 "DATA"입니다.

"등록" 시트에 고객으로부터 수집할 데이터를 입력합니다. 이름, 나이, 이메일, 전화번호, 주소 및 선호하는 연락 수단을 선택합니다. 데이터베이스에 추가하기로 결정한 정보 외에 "코드"에 대한 셀을 삽입합니다.

또한 시트에 이름을 지정하고 사용자에게 모든 고객 데이터를 입력하도록 상기시키는 범례를 추가했음을 알 수 있습니다.

원하는 경우 데이터베이스에 형식을 지정할 수 있습니다.

이제 "DATA" 시트로 이동합니다.

고객으로부터 수집할 데이터를 다른 열에 복사합니다.

이 데이터 아래의 행을 색상으로 표시하십시오. 이것은 아무도 거기에 글을 쓰지 않는다는 것을 기억하고 우리가 사용할 공식이 올바르게 작동하는지 확인하기 위한 것입니다.

색칠한 행을 선택하고 보기 메뉴로 이동하여 고정을 클릭하고 틀 고정 옵션을 선택합니다.

이제 데이터베이스에 대한 형식이 있습니다. 기능적으로 만들기 위해 수식으로 채우기를 시작할 때입니다.

2. 작동하도록 수식을 추가합니다.

"등록" 시트에서 등록 코드가 들어갈 셀을 선택합니다.

거기에 다음 수식을 입력합니다.

=카운트(데이터!A5:A10000)+1

(이 경우 코드는 A5로 시작합니다. 검은색으로 표시된 "코드" 열의 셀이기 때문입니다. 귀하의 경우 다른 셀(예: A7)일 수 있습니다.

코드를 입력한 곳에 "1"이 표시됩니다. 셀을 다시 선택하고 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 다음 "셀 서식" 옵션을 찾습니다.

당신은 창문을 얻을 것이다; "숫자" 탭에 있는지 확인하고 "사용자 지정" 옵션을 선택합니다.

"Type"이라고 표시된 곳에 \A\0000을 쓰고 "OK"를 클릭합니다.

그런 다음 "데이터" 시트에서 "코드" 아래에 있는 모든 셀을 선택합니다(검은색 셀 제외).

셀 형식을 변경하려면 동일한 프로세스를 따르십시오.

3. 데이터 저장 버튼 추가

이제 전체 프로세스를 용이하게 하는 몇 가지 버튼을 생성합니다.

"파일"로 이동한 다음 "옵션"으로 이동합니다.

다음 창이 나타납니다.

"리본 사용자 지정" 탭을 선택합니다.

그리고 "개발자"를 선택합니다. "확인"을 클릭하는 것을 잊지 마십시오.

Excel에서 새 탭을 볼 수 있습니다.

이제 "REGISTER" 시트에 있는 동안 "Developer" 탭으로 이동하여 "Insert" 옵션을 선택한 다음 "Insert Button"을 선택합니다. 그런 다음 버튼을 원하는 위치에 그립니다.

버튼을 그린 후 나타나는 창에서 "확인"을 클릭하십시오.

당신은 당신의 첫 번째 버튼을 갖게 될 것입니다. 텍스트를 변경하려면 "텍스트 수정"을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하십시오. 이제 버튼에 "저장"이라고 표시하는 것이 좋습니다.

4. 정보를 저장하도록 버튼을 프로그래밍하십시오.

"개발자" 탭에서 "매크로"를 클릭한 다음 "매크로 기록"을 클릭합니다.

창에서 이름이 "SAVE"인 매크로를 저장하고 "확인"을 클릭합니다.

다음 단계를 모두 변경 없이 수행하는 것이 중요합니다.

"데이터" 시트로 이동하여 검은색 셀 아래의 전체 행을 선택하고 다음을 수행합니다.

그런 다음 "등록"으로 돌아갑니다. "코드" 셀을 선택하고 키보드에서 "CTRL+C"를 클릭합니다.

그런 다음 "데이터" 시트의 "코드" 열에서 "CTRL+V"를 사용합니다.

모든 데이터에 대해 이 단계를 반복하여 등록을 작성합니다. 완료되면 "등록" 시트로 돌아가서 각 데이터 셀(이름, 이메일 등)을 하나씩 선택하고 각 셀에서 "삭제"를 누릅니다("코드" 제외).

완료되면 "문서 저장"을 클릭하십시오.

그런 다음 "개발자" 탭에서 "기록 중지"를 클릭합니다.

이제 생성한 "저장" 버튼을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 "매크로 할당" 옵션을 선택합니다.

생성한 "SAVE" 옵션을 선택하고 수락합니다.

5. 데이터베이스 테스트

Excel에서 데이터베이스를 만들었습니다. 이제 시도해 볼 시간입니다. 양식에 정보를 입력하세요.

그런 다음 "저장" 버튼을 클릭합니다. 입력한 데이터가 사라진 것을 볼 수 있습니다.

"레코드" 시트로 이동하면 정보를 찾을 수 있습니다.

이제 각 고객의 데이터를 입력할 수 있습니다.

Excel의 데이터베이스 예

이것은 다양한 국가에서 가구용 목재 판매에 전념하는 Manilla Nogal이라는 가상 회사의 데이터베이스입니다. 바로 고객의 연락처 정보를 입력하는 양식을 볼 수 있습니다.

그런 다음 데이터 시트에는 모든 고객의 코드, 이름, 이메일, 나이, 도시 및 연락 수단이 있습니다.

데이터베이스를 생성하기 위한 Excel의 가장 좋은 대안은 무엇입니까?

보시다시피 Excel을 사용하면 데이터베이스를 만들 수 있지만 다른 작업에 시간을 할애할 수 있는 시간이 많이 걸리는 프로세스입니다. 또한 Excel 데이터베이스에는 기본 기능이 있으며 회사에서 좋은 고객 서비스를 제공하려면 더 나은 것이 필요합니다.

Excel은 결과를 얻기 위한 최선의 대안이 아닙니다.CRM을 사용하는 것이 좋습니다.(영형고객 관계 관리자) 또는 클라이언트 관리 프로그램. 이 유형의 소프트웨어를 사용하면 현재 고객과 리드를 관리할 수 있으므로 쉽고 체계적인 방식으로 판매를 늘릴 수 있습니다. CRM은 성장을 원하는 회사에 필수적입니다.

이러한 프로그램에는 이해하고 사용하기 쉬운 자동화된 데이터베이스가 포함되어 있을 뿐만 아니라 회의, 협상 또는 해결해야 할 문제에 대한 메모를 포함하는 연락처 기록 및 섹션이 포함되어 있습니다.

CRM은 또한 자동 보고서를 생성하고 알림을 제공하며 고객 정보를 가져오거나 내보낼 수 있습니다.

Excel 대신 CRM을 사용할 때의 이점

Excel 데이터베이스에 대한 보다 편리한 대안 중 하나는CRM 허브스팟, 이는 무료일 뿐만 아니라 다음과 같은 기능도 제공합니다.

1. 고객 데이터 관리:수동으로 활동을 기록하는 대신 자동화된 방식으로 모든 데이터를 관리할 수 있습니다. 이렇게 하면 구매의 각 단계에서 필요한 정보를 찾을 수 있습니다.
2. 연락처 분류:Excel에서 적절한 분할을 수행하는 것은 복잡하고 거의 불가능합니다. 이 CRM에서는 더 많은 매출 달성과 후속 조치에 차이를 만드는 미세한 데이터를 알게 될 것입니다.
3. 즉시 보고서 생성:이사는 고객 관리의 진행 상황을 보고 싶습니까? 다음 전략에 대한 정보가 필요하십니까? HubSpot CRM을 사용하면 몇 초 안에 전문화된 보고서를 얻을 수 있습니다.
4. 정보 저장:Excel 파일이 악용될 수 있으므로 공유하기만 하면 됩니다. 반면에 CRM은 어디에 있든 고객 데이터의 보안을 보장할 수 있는 최선의 선택입니다.
5. 더 많은 판매를 얻으십시오최대 29%):이러한 시대에 판매는 방문 방문을 의미하는 것이 아니라 정보를 사용하여 전략을 수립하는 것입니다. 대부분의 경우 Excel 문서는 막다른 길이 될 것입니다. 이 CRM은 패턴을 찾고 각 구매 단계에서 가장 관련성이 높은 것을 합성하는 동맹이 될 것입니다.
6. 오류를 최소화하고 주의 영역을 강화하십시오.자동화를 통해 인적 오류를 최소화할 수 있습니다. 또한 담당자는 관리 문제에 하루의 반 이상을 소비하는 것보다 실질적인 활동에 집중할 수 있을 때 더 나은 성과를 거둘 수 있습니다.
7. 회사를 다음 단계로 끌어 올리십시오.HubSpot CRM은 고객 관리의 모든 영역을 개선하고 판매를 늘리며 담당자의 잠재력을 발휘할 것입니다. 귀하는 귀하의 회사가 역량과 범위를 확장할 수 있는 기반을 갖게 될 것입니다.

HubSpot의 Excel 및 Google 시트용 무료 CRM 템플릿

고려할 수 있는 또 다른 옵션은 템플릿입니다.Excel 및 Google 스프레드시트를 통한 CRM Mini, 판매 및 고객 상호 작용을 적절하게 추적할 수 있는 스프레드시트처럼 작동합니다. 이것은 CRM 소프트웨어를 사용할 준비가 아직 100% 되지 않은 경우에 이상적인 솔루션입니다.

사용을 시작하려면 다음 지침을 따르십시오.

1. 템플릿 다운로드

무료로 다운로드해당 양식을 작성하여. 그런 다음 "템플릿 다운로드"를 클릭합니다.

2. 해당 지침을 따르십시오.

다운로드가 완료되면 Excel 파일을 열고 "홈"이라는 첫 번째 탭의 지침을 따릅니다.

3. 관심 있는 조직 추가

첫 번째 섹션으로 "조직" 탭이 있습니다. 여기에는 비즈니스 관계를 형성하기 위해 연락하고 싶은 회사, 기관 또는 기관에 대한 모든 정보를 배치해야 합니다.

4. 연락처 목록 작성 시작

지침에 표시된 대로 "연락처" 탭에서 현재 비즈니스 관계를 맺고 있는 이름과 연락처로 표를 작성하기 시작합니다.

5. 기회 입력

이 탭에서 상업적 거래를 성사시킬 수 있는 모든 영업 기회를 입력합니다.

6. 상호 작용 기록

다음 탭에는 연락처와의 상호 작용을 추가할 다른 테이블이 있습니다. 예: 전화 통화, 소셜 네트워크를 통한 연락, 물리적 방문, 이메일 등. 영업 팀을 효율적으로 모니터링하려면 이 테이블을 항상 최신 상태로 유지하는 것이 중요합니다.

7. 필요하다고 생각되면 더 많은 요소를 추가하십시오.

각 기본 제공 테이블에는 우선 순위, 전체 이름, 유형, 계정 관리자, 조직, 위치, 단계, 소스, 값, 가능성, 날짜 및 추가 메모와 같이 데이터베이스를 완성하기 위해 작성해야 하는 중요한 열이 포함되어 있습니다. 단, 누락된 요소가 있다고 생각되면 최적이라고 생각되는 위치에 다른 행을 삽입하고 형식과 수식을 유지하기 위해 목록의 마지막 행 뒤에 배치하지 않는 것이 좋습니다.

이 문서가 비즈니스용 데이터베이스를 만드는 작업에 도움이 되었기를 바랍니다. 훌륭한 고객 관리가 회사의 성공과 성장의 열쇠임을 기억하십시오.

원래 게시일: 2023년 3월 21일, 업데이트일: 2023년 3월 22일